Rechnung → ERP
Rechnung trifft im Postfach ein, wird ausgelesen, gegen Bestellung und Lieferschein geprüft, bei Abweichung zur Klärung vorgelegt, sonst gebucht und archiviert.
01Leistungen
Fünf Ebenen der Automatisierung.
Von der Analyse eines einzelnen Ablaufs bis zur durchgehenden Kette über Abteilungsgrenzen hinweg.
01Analyse & UmsetzungProzessautomatisierungDer Blick auf den gesamten Ablauf: Wo entstehen Wartezeiten, Doppelerfassungen und Rückfragen — und welcher Teil davon lässt sich maschinell erledigen?
02TechnikWorkflow-AutomatisierungAuslöser, Bedingungen, Aktionen. Systeme werden so verbunden, dass ein Ereignis in einem System die richtige Folge in allen anderen auslöst.
03Plattformn8n-AutomatisierungAufbau und Betrieb von Automatisierungen in n8n — eine der Plattformen, die wir einsetzen, wenn Selbstbetrieb und Datenhoheit im Vordergrund stehen.
04DokumenteDokumentenautomatisierungRechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Formulare werden erkannt, geprüft, zugeordnet und ins Zielsystem gebucht.
05VertriebVertriebsautomatisierungVon der Anfrage bis zur Nachverfolgung: Leads qualifizieren, Angebote vorbereiten, Termine koordinieren, Wiedervorlagen automatisch setzen.
02Anwendungsfälle
Typische Ketten, die wir bauen.
Bestellung → Versand
Shop-Bestellung erzeugt Auftrag im ERP, reserviert Bestand, löst Kommissionierung aus, erzeugt das Versandlabel und informiert den Kunden über den Status.
Anfrage → Angebot
Formular oder E-Mail wird qualifiziert, im CRM angelegt, mit Positionen aus der Preisliste vorbereitet und als Entwurf zur Freigabe vorgelegt.
Stammdaten synchron
Artikel, Preise und Bestände werden zwischen ERP, Shop und Marktplätzen abgeglichen — in einer Richtung, mit definierter führender Quelle.
Berichte ohne Handarbeit
Kennzahlen aus mehreren Systemen werden eingesammelt, zusammengeführt und zum festen Termin als Bericht verteilt.
Internes Onboarding
Neue Mitarbeitende lösen automatisch Konten, Berechtigungen, Checklisten und Terminserien in den beteiligten Systemen aus.
03Einordnung
Was einen Workflow tragfähig macht.
Automatisierung scheitert selten an der Technik und oft an der Vorbereitung. Ein Ablauf, der von Hand unterschiedlich gehandhabt wird, lässt sich nicht eindeutig automatisieren — die Automatisierung erzwingt eine Entscheidung darüber, was der Regelfall ist. Dieser Klärungsschritt ist der eigentliche Wert der ersten Projektphase.
Schieber · Handbetrieb → AutomatikEingangsrechnung · 40 Vorgänge pro Woche · Modellrechnung
01Posteingang sichten und ablegen2,0 minHandarbeit
02Felder erfassen4,0 minHandarbeit
03Gegen Bestellung prüfen3,0 minHandarbeit
04Freigabe einholen2,5 minHandarbeit
05Buchen und archivieren2,0 minHandarbeit
Aufwand je Woche—
Gespart je Woche—
Handgriffe je Vorgang—
Durchlaufzeit—
Die Freigabe bleibt auch im Automatikbetrieb ein menschlicher Handgriff — sie ist der Grund, warum die Durchlaufzeit nicht auf null fällt. Genau solche Punkte legen wir vorher fest, statt sie wegzurechnen.
Drei Voraussetzungen
- Eine führende Quelle. Für jedes Datum muss klar sein, welches System die Wahrheit hält. Ohne diese Festlegung entstehen Synchronisationsschleifen, die Daten gegenseitig überschreiben.
- Ein definierter Ausnahmeweg. Jeder Workflow braucht eine Antwort auf den Fall, den er nicht entscheiden kann — mit benannter Zuständigkeit.
- Nachvollziehbarkeit. Wer wissen will, warum ein Vorgang so gebucht wurde, muss es im Protokoll sehen können. Sonst wird der Automatisierung nicht vertraut.
Automatisierung oder KI?
Regelbasierte Automatisierung ist günstiger, schneller und vollständig vorhersagbar — sie sollte immer die erste Wahl sein. KI kommt genau dort hinzu, wo die Eingabe unstrukturiert ist: freie Texte, uneinheitliche Dokumente, unklare Zuordnungen. In einer guten Kette erledigen Regeln den größten Teil der Arbeit, und das Modell übernimmt nur den Schritt, für den es nötig ist.
Was wir nicht machen
Keine Automatisierung von Abläufen, die eigentlich abgeschafft werden sollten. Keine Festlegung auf ein Werkzeug, bevor der Ablauf verstanden ist — die Plattform folgt aus den Anforderungen, nicht umgekehrt. Und keine Übergabe ohne Dokumentation — eine Automatisierung, die niemand außer uns ändern kann, ist ein Risiko für Sie.
04Vorgehen
Von der Aufnahme bis zum laufenden Betrieb.
05Fragen
Häufige Fragen zur Automatisierung.
Müssen wir für Automatisierung neue Software einführen?
In der Regel nicht. Automatisierung arbeitet über die Schnittstellen Ihrer bestehenden Systeme. Der einzige Zusatz ist eine Automatisierungsschicht, die Abläufe steuert — die läuft im Hintergrund und ersetzt keine Fachanwendung.
Was, wenn ein System keine Schnittstelle hat?
Dann prüfen wir die Alternativen in dieser Reihenfolge: dokumentierte API, Datenbankzugriff, Dateiexport auf einem festen Zeitplan, E-Mail-basierte Übergabe, und erst zuletzt oberflächengesteuerte Automatisierung. Letztere ist wartungsintensiv und wird nur eingesetzt, wenn es keinen anderen Weg gibt.
Wie stabil laufen automatisierte Workflows?
Stabil, wenn drei Dinge geplant sind: Wiederholversuche bei temporären Fehlern, eine Benachrichtigung bei dauerhaften Fehlern, und ein nachvollziehbares Protokoll jedes Durchlaufs. Ein Workflow ohne Fehlerbehandlung ist kein fertiger Workflow.
Was kostet uns der Betrieb danach?
Automatisierung verursacht laufende Kosten in drei Bereichen: Hosting der Automatisierungsschicht, gegebenenfalls Nutzungskosten von KI-Modellen, und Wartung bei Änderungen an angebundenen Systemen. Wir benennen diese Positionen vor dem Projekt, nicht danach.
Gehört uns die Automatisierung am Ende?
Ja. Workflows, Zugangsdaten und Dokumentation liegen bei Ihnen, die Automatisierungsschicht kann in Ihrer eigenen Umgebung laufen. Sie sind nicht darauf angewiesen, dass wir weiter im Projekt sind.