Eingang und Qualifizierung
Anfragen aus Formular, E-Mail und Telefon werden vollständig erfasst, um Firmendaten ergänzt, nach Thema und Dringlichkeit sortiert und zugewiesen.
Qualifizieren · Vorbereiten · Nachfassen
Keine Anfrage, die liegen bleibt.
Im Vertrieb geht selten ein Geschäft verloren, weil die Leistung nicht passte — sondern weil niemand nachgefasst hat. Vertriebsautomatisierung greift genau dort ein: Anfragen werden vollständig erfasst und zugewiesen, Angebote vorbereitet, Wiedervorlagen gesetzt und Nachfassschritte ausgelöst. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Verlässlichkeit kommt vom System.
- Kein Lead ohne Zuständigkeit
- Wiedervorlage automatisch
- Angebote vorbereitet
01Leistung
Wo Automatisierung im Vertrieb greift.
Nicht beim Verkaufen. Bei allem, was das Verkaufen verlässlich macht.
Angebotsvorbereitung
Aus Anfrage, Preisliste und Historie entsteht ein Angebotsentwurf mit Positionen, Konditionen und Lieferzeit — zur Prüfung, nicht zum Versand.
Nachverfolgung
Wiedervorlagen werden nach festen Regeln gesetzt, offene Angebote erscheinen auf einer Liste, Fristen werden erinnert.
Übergabe und Auswertung
Beim Abschluss laufen Auftrag, Rechnungsstellung und Projektanlage an; Absagen werden mit Grund erfasst und auswertbar.
02Anwendungsfälle
Abläufe, die wir im Vertrieb automatisieren.
Lead vollständig anlegen
Firmendaten, Ansprechpartner, Quelle und bisherige Kontakte werden ergänzt, bevor jemand den Datensatz öffnet.
Dubletten vermeiden
Neue Anfragen werden gegen den Bestand geprüft und bestehenden Kunden zugeordnet, statt einen zweiten Datensatz zu erzeugen.
Angebot aus Vorlage
Wiederkehrende Angebotstypen werden vorbefüllt, sodass nur noch geprüft und angepasst wird.
Nachfassen nach Plan
Nach Versand eines Angebots werden Erinnerungen nach definierten Abständen gesetzt — und bei Reaktion automatisch beendet.
Termine koordinieren
Terminvorschläge, Bestätigungen, Erinnerungen und Gesprächsnotizen laufen ohne Mailverkehr durch.
Verlustgründe auswerten
Abgelehnte Angebote werden mit Grund und Wettbewerbssituation erfasst und regelmäßig zusammengefasst.
03Einordnung
Was Vertriebsautomatisierung nicht ist.
Automatisierung im Vertrieb wird häufig mit automatisierter Ansprache verwechselt. Massenhafte Kaltakquise per E-Mail ist in Deutschland rechtlich eng begrenzt und in der Wirkung fragwürdig; sie beschädigt die Absenderreputation und produziert Widerspruch. Was wir bauen, richtet sich nach innen: Es macht die Arbeit an bestehenden Anfragen verlässlich, statt neue Kontakte maschinell zu erzeugen.
Drei Prinzipien
- Entwurf statt Versand. Alles, was an einen Kunden geht, wird von einem Menschen freigegeben. Das kostet Sekunden und verhindert Peinlichkeiten.
- Zuständigkeit statt Verteiler. Jede Anfrage hat genau eine verantwortliche Person, nicht ein Postfach mit fünf Lesern.
- Erinnerung statt Disziplin. Nachverfolgung soll nicht von Arbeitsbelastung abhängen, sondern aus dem System kommen.
Der Nutzen liegt in der Datenqualität
Ein Nebeneffekt ist oft der wertvollste: Sobald Anfragen, Angebote und Absagen strukturiert erfasst werden, lassen sich Fragen beantworten, die vorher Vermutung waren. Welche Quelle liefert Anfragen, die abschließen? Bei welchen Angebotstypen verlieren wir? Wie lange dauert es vom Erstkontakt bis zur Entscheidung? Automatisierung erzeugt diese Datenlage als Beiprodukt.
Rechtliche Grenzen
Werbliche E-Mails an Kontakte ohne Einwilligung sind unzulässig, und automatisierte Prozesse machen Verstöße schneller und nachweisbarer. Wir bauen die Einwilligungsprüfung deshalb technisch in jeden Versandschritt ein und dokumentieren, auf welcher Grundlage ein Kontakt angeschrieben wurde.
04Vorgehen
Einführung im Vertrieb.
01
Ablauf aufnehmen
Der Weg einer echten Anfrage wird von Eingang bis Abschluss nachvollzogen.
02
Datenbasis ordnen
Dubletten, Zuständigkeiten, Status-Definitionen und Einwilligungen werden geklärt.
03
Automatisieren
Qualifizierung, Angebotsvorbereitung und Nachverfolgung werden umgesetzt.
04
Auswerten
Kennzahlen zu Reaktionszeit, Abschlussquote und Verlustgründen werden bereitgestellt.
05Fragen
Häufige Fragen.
Brauchen wir dafür ein CRM?
Ein System, das Kontakte und Vorgänge führt, ja — ob es CRM heißt, ist zweitrangig. In kleineren Unternehmen übernimmt diese Rolle oft die Warenwirtschaft oder eine Projektverwaltung. Wichtig ist, dass es eine führende Quelle für Kontakte gibt und dass sie eine Schnittstelle hat.
Verschickt das System automatisch Angebote?
Nur wenn Sie das ausdrücklich wollen, und wir empfehlen es nicht. Standard ist der Entwurf: Das Angebot ist vollständig vorbereitet, der Versand erfolgt nach Prüfung durch einen Menschen. Bei stark standardisierten Produkten kann ein automatischer Versand sinnvoll sein — dann mit engen Grenzen.
Ist automatisierte Kaltakquise per E-Mail möglich?
Rechtlich ist werbliche E-Mail-Ansprache ohne vorherige Einwilligung im Regelfall unzulässig, und wir setzen solche Abläufe nicht um. Automatisierung hilft stattdessen bei eingehenden Anfragen, bei bestehenden Kunden und bei Kontakten mit dokumentierter Einwilligung.
Wie gehen Sie mit Anfragen per Telefon um?
Sie werden in denselben Ablauf geführt, indem die Erfassung so kurz wie möglich gehalten wird — wenige Pflichtfelder, der Rest wird automatisch ergänzt. Wenn die Erfassung länger dauert als das Gespräch, wird sie umgangen; das ist eine Gestaltungsfrage, keine technische.
Was ändert sich für den Vertrieb im Alltag?
Im Idealfall wird die Arbeit ruhiger: Anfragen sind vollständig, Angebote vorbereitet, Wiedervorlagen erscheinen von selbst. Was hinzukommt, ist die Pflicht, Status und Absagegründe sauber zu setzen — ohne diese Angaben funktioniert die Nachverfolgung nicht.