Ist-Aufnahme
Wir begleiten den Vorgang einmal vollständig und notieren jeden Griff, jede Wartezeit und jede Rückfrage. Meist zeigt sich dabei mehr als in jedem Prozessdiagramm.
Aufnahme · Regelfall · Ausnahme
Abläufe, die sich selbst erledigen.
Prozessautomatisierung beginnt nicht mit Software, sondern mit einer unbequemen Frage: Wie läuft der Vorgang eigentlich — nicht wie er dokumentiert ist, sondern wie er heute gemacht wird? Aus dieser Aufnahme entsteht die Trennung, auf die alles andere aufbaut: Regelfall automatisieren, Ausnahme an Menschen.
- Aufnahme am Arbeitsplatz
- Regelfall und Ausnahme getrennt
- Messbar vor und nach
01Leistung
Was zur Prozessautomatisierung gehört.
Die Technik ist der letzte Schritt, nicht der erste. Vier Teile bestimmen, ob es funktioniert.
Regelfall festlegen
Was ist der Normalfall, wie häufig ist er, und welche Abweichungen gibt es? Diese Festlegung ist eine Geschäftsentscheidung und wird schriftlich getroffen.
Automatisierung bauen
Der Regelfall wird maschinell abgebildet, inklusive Prüfungen, Wiederholversuchen, Protokoll und Benachrichtigung im Fehlerfall.
Ausnahmeweg
Jeder Fall, den das System nicht entscheiden kann, landet mit allen Daten bei einer benannten Person — nicht in einem unbeobachteten Postfach.
02Anwendungsfälle
Abläufe, die wir häufig automatisieren.
Rechnungseingang
Erfassen, prüfen gegen Bestellung und Lieferschein, buchen, archivieren — mit Klärungsvorlage bei Abweichung.
Auftragsabwicklung
Vom Eingang über die Bestätigung bis zur Versandmeldung, über alle beteiligten Systeme hinweg.
Angebotserstellung
Anfrage wird qualifiziert, Positionen aus der Preisliste vorbereitet, Entwurf zur Freigabe vorgelegt.
Stammdatenpflege
Neue Artikel, Preisänderungen und Lieferantendaten werden einmal erfasst und in alle Zielsysteme verteilt.
Urlaub und Zeiterfassung
Anträge, Genehmigungen, Übertragung in die Lohnvorbereitung und Erinnerungen bei offenen Vorgängen.
Mahnwesen
Offene Posten werden erkannt, Stufen eingehalten, Schreiben vorbereitet und Zahlungseingänge zurückgeschrieben.
03Einordnung
Warum die Aufnahme den Ausschlag gibt.
Zwei Mitarbeitende, die denselben Vorgang bearbeiten, tun es fast nie identisch. Solange Menschen den Prozess ausführen, bleibt diese Streuung unsichtbar, weil jeder die Lücken nach eigenem Verständnis füllt. Eine Automatisierung kann das nicht — sie braucht eine Entscheidung. Genau darin liegt der unterschätzte Wert der ersten Projektphase: Sie erzeugt Klarheit, die auch ohne Technik Wert hätte.
Was wir in der Aufnahme messen
- Frequenz. Fälle pro Tag, Woche oder Monat — die Grundlage jeder Wirtschaftlichkeitsrechnung.
- Durchlaufzeit. Nicht die Bearbeitungsdauer, sondern die Zeit vom Auslöser bis zum Abschluss, inklusive Liegezeiten.
- Fehler- und Rückfragequote. Wie oft muss etwas korrigiert oder nachgefragt werden? Hier liegt oft mehr Einsparung als in der Bearbeitungszeit.
- Beteiligte. Jede Übergabe zwischen Personen ist ein Kandidat für Wartezeit und Informationsverlust.
Die 80-Prozent-Regel
Wir automatisieren bewusst nicht jeden Sonderfall. Wenn der Regelfall vier von fünf Vorgängen abdeckt, ist das Projekt erfolgreich — der Rest geht an Menschen, die dann Zeit dafür haben. Der Versuch, auch die letzten Ausnahmen abzubilden, verdoppelt oft den Aufwand und macht die Lösung so komplex, dass niemand sie mehr wartet.
Wovon wir abraten
Von der Automatisierung eines Ablaufs, der eigentlich abgeschafft werden sollte. Es kommt regelmäßig vor, dass ein Bericht seit Jahren erstellt wird, den niemand mehr liest, oder dass eine Freigabestufe keinen erkennbaren Zweck mehr hat. Diese Fälle zu benennen ist Teil unserer Arbeit — auch wenn dadurch der Auftrag kleiner wird.
04Vorgehen
Vorgehen im Projekt.
01
Begleiten
Ein vollständiger Durchlauf wird am Arbeitsplatz beobachtet und dokumentiert.
02
Festlegen
Regelfall, Ausnahmen, Zuständigkeiten und Messgrößen werden schriftlich vereinbart.
03
Umsetzen
Automatisierung wird gebaut und zunächst parallel zum bisherigen Weg geprüft.
04
Messen
Nach einigen Wochen wird gegen die Ausgangswerte verglichen und nachjustiert.
05Fragen
Häufige Fragen.
Wie viel Zeit spart Prozessautomatisierung typischerweise?
Das hängt vollständig vom Ablauf ab und lässt sich nur mit Ihren eigenen Zahlen beantworten — deshalb messen wir Frequenz, Durchlaufzeit und Fehlerquote vor dem Projekt. Häufig liegt der größere Gewinn nicht in der eingesparten Bearbeitungszeit, sondern im Wegfall von Liegezeiten, Rückfragen und Korrekturen.
Müssen unsere Mitarbeitenden dafür etwas Neues lernen?
Möglichst wenig. Gute Automatisierung ist im Alltag unsichtbar: Aufgaben erscheinen dort, wo bisher gearbeitet wurde, nur schon vorbereitet. Neu zu lernen ist meist nur, wie ein Ausnahmefall bearbeitet und wie ein Fehler gemeldet wird.
Was passiert bei einem Systemausfall?
Jeder Ablauf braucht einen Rückfallweg, und den legen wir vorher fest. Technisch bedeutet das: Vorgänge werden zwischengespeichert und nach der Störung nachgeholt, statt verloren zu gehen. Organisatorisch bedeutet es, dass benannt ist, wer im Ausfall wie weiterarbeitet.
Können wir mit einem kleinen Ablauf anfangen?
Das ist der Weg, den wir empfehlen. Ein abgegrenzter Vorgang ist schnell produktiv, liefert belastbare Zahlen und schafft Vertrauen für den nächsten Schritt. Große Programme über mehrere Abteilungen verbrauchen ihre Energie meist in der Abstimmung.
Ist das Robotic Process Automation?
Nur im Ausnahmefall. Oberflächengesteuerte Automatisierung, die Klicks in Anwendungen nachahmt, ist störanfällig gegenüber jeder Änderung der Bedienoberfläche. Wir nutzen sie nur, wenn ein System keinen anderen Zugang bietet, und bevorzugen Schnittstellen, Datenbanken oder Dateiübergaben.