Erfassen
Belege kommen aus E-Mail-Anhang, Scanner, Upload oder Portal. Alle Eingangswege münden in denselben Ablauf, damit es keine Sonderbehandlung gibt.
Erkennen · Prüfen · Buchen
Belege, die sich selbst einsortieren.
Dokumentenverarbeitung ist der Anwendungsfall, bei dem sich Automatisierung am schnellsten rechnet: hohe Fallzahlen, klar prüfbare Ergebnisse, messbare Zeitersparnis. Moderne Erkennung ist nicht mehr an Vorlagen gebunden — sie versteht ein Dokument auch dann, wenn der Absender sein Layout ändert oder ein neuer Lieferant dazukommt.
- Layoutunabhängig
- Prüfung gegen Bestellung
- Klärfälle vorgelegt
Taktstraße · Eingangsrechnung
Fünf Stationen, ein Durchlauf.
So sieht die Kette aus, wenn ein Dokument eintrifft — vom Auslöser bis zum Protokolleintrag.
01Leistung
Die Verarbeitungskette.
Vier Schritte, von denen die Prüfung der wichtigste ist — nicht die Erkennung.
Auslesen
Absender, Nummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen werden erkannt — ohne Vorlage je Lieferant, mit Angabe der Erkennungssicherheit je Feld.
Prüfen
Abgleich gegen Bestellung, Lieferschein, Stammdaten und Rechenlogik. Erst diese Prüfung entscheidet, ob ein Beleg ohne Mensch weiterlaufen darf.
Übergeben
Buchung im Zielsystem, revisionssichere Ablage mit Aufbewahrungsfrist und Rückschreiben der Belegreferenz.
02Anwendungsfälle
Dokumentarten, die wir verarbeiten.
Eingangsrechnungen
Der klassische Fall: auslesen, gegen Bestellung und Lieferschein prüfen, kontieren, buchen, archivieren.
Lieferscheine
Wareneingang erfassen, Mengen gegen Bestellung abgleichen, Abweichungen zur Klärung vorlegen.
Bestellungen von Kunden
Eingehende Aufträge in beliebigem Format werden in Auftragsdatensätze überführt, inklusive Artikelzuordnung.
Formulare und Anträge
Ausgefüllte Formulare werden ausgelesen und als Vorgang mit strukturierten Feldern angelegt.
Verträge
Laufzeiten, Fristen und Kündigungstermine werden erkannt und als Wiedervorlage gesetzt.
Preislisten der Lieferanten
Uneinheitliche Listen werden vereinheitlicht und in die Stammdatenpflege übergeben.
03Einordnung
Die Prüfschwelle ist die Geschäftsentscheidung.
Die technische Frage ist nicht, ob ein Dokument gelesen werden kann — das gelingt heute gut. Die Frage ist, ab wann dem Ergebnis vertraut wird. Diese Schwelle ist keine technische Größe, sondern eine Risikoentscheidung: Welcher Betrag, welcher Lieferant und welche Erkennungssicherheit dürfen ohne menschliche Prüfung durchlaufen?
Wie eine Schwelle in der Praxis aussieht
- Nach Betrag. Kleinbeträge bekannter Lieferanten laufen durch; ab einer festgelegten Höhe wird geprüft.
- Nach Übereinstimmung. Stimmen Rechnung, Bestellung und Lieferschein überein, ist der Fall klar. Jede Abweichung erzeugt einen Klärfall.
- Nach Erkennungssicherheit. Liegt ein Feld unter der festgelegten Sicherheit, wird es zur Bestätigung vorgelegt statt übernommen.
- Nach Neuheit. Ein unbekannter Absender wird beim ersten Mal geprüft und danach als bekannt behandelt.
Was Erkennung nicht leistet
Eine Erkennung kann nicht wissen, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, ob ein Preis vereinbart war oder ob eine Rechnung berechtigt ist. Sie liefert strukturierte Daten und eine Prüfung gegen vorhandene Belege — die sachliche Freigabe bleibt eine menschliche Entscheidung, die nur besser vorbereitet ist als vorher.
Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit
Automatisierte Verarbeitung ändert nichts an den Anforderungen an revisionssichere Ablage: Unveränderbarkeit, Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte und Einhaltung der Fristen. Wir setzen die Kette so auf, dass jeder Schritt protokolliert ist und ein Beleg über seine Referenz jederzeit auffindbar bleibt.
04Vorgehen
Einführung mit Parallelbetrieb.
01
Belege sammeln
Ein repräsentativer Satz echter Dokumente wird als Grundlage genutzt, keine Musterbelege.
02
Schwellen festlegen
Betrag, Abweichungstoleranz und Erkennungssicherheit werden gemeinsam definiert.
03
Parallel prüfen
Das System verarbeitet mit, die Ergebnisse werden mit der manuellen Bearbeitung verglichen.
04
Freigeben
Der Durchlauf ohne Mensch wird stufenweise geöffnet, beginnend bei den klaren Fällen.
05Fragen
Häufige Fragen.
Müssen wir für jeden Lieferanten eine Vorlage anlegen?
Nein, das ist der wesentliche Fortschritt gegenüber älteren Systemen. Moderne Erkennung arbeitet inhaltlich und nicht positionsbasiert, erkennt also Felder auch in unbekannten Layouts. Vorlagen können in Sonderfällen die Genauigkeit erhöhen, sind aber keine Voraussetzung für den Start.
Wie genau ist die Erkennung?
Bei gut lesbaren PDF-Rechnungen ist die Genauigkeit hoch, bei schlechten Scans und handschriftlichen Ergänzungen sinkt sie. Wichtiger als ein pauschaler Wert ist, dass jedes Feld mit einer Erkennungssicherheit versehen wird — unsichere Felder gehen zur Bestätigung, statt still falsch übernommen zu werden.
Funktioniert das mit unserem Buchhaltungssystem?
In den meisten Fällen ja, über Schnittstelle, Importformat oder Datenbankzugriff. Welcher Weg möglich ist, prüfen wir vor dem Angebot — die Antwort bestimmt den Aufwand deutlich stärker als die Erkennung selbst.
Was ist mit E-Rechnungen?
Strukturierte E-Rechnungsformate sind der einfachere Fall, weil die Daten bereits maschinenlesbar vorliegen und nicht erkannt werden müssen. Die Prüfung gegen Bestellung und Lieferschein bleibt identisch, und in der Praxis läuft beides über dieselbe Kette: strukturierte Formate direkt, Papier und PDF über die Erkennung.
Bleiben die Originale erhalten?
Ja. Das Originaldokument wird unverändert abgelegt und mit dem Vorgang verknüpft; die ausgelesenen Daten kommen hinzu, ersetzen es aber nicht. Das ist sowohl für die Nachvollziehbarkeit als auch für die Aufbewahrungspflichten erforderlich.