Messung vor der Umsetzung
Fallzahl, Durchlaufzeit und Fehlerquote werden erhoben, bevor gebaut wird. Ohne Ausgangswerte ist jede Erfolgsaussage später wertlos.
Projektverlauf · Messgrößen · Zusicherungen
Woran wir gemessen werden.
Referenzen sind nur dann etwas wert, wenn nachvollziehbar ist, was gemessen wurde und was nicht gelöst wurde. Deshalb zeigen wir einen Projektverlauf vollständig — mit Ausgangswerten, Vorgehen, Ergebnis und dem Teil, der bewusst Handarbeit geblieben ist.
- Messung vor dem Projekt
- Offen benannte Grenzen
- Freigabe durch Kunden
01Projektverlauf
Ein Projekt von der Aufnahme bis zum Ergebnis.
Technischer Großhandel45 MitarbeitendeThüringenRechnungseingang & Auftragskette
Vom sechstägigen Rechnungsdurchlauf zur Prüfung am Eingangstag.
Ausgangslage
Rund 900 Eingangsrechnungen im Monat, überwiegend als PDF im Sammelpostfach, dazu Papierbelege aus dem Wareneingang. Zwei Personen erfassten die Belege von Hand, suchten die zugehörige Bestellung in der Warenwirtschaft und verglichen Mengen und Preise Position für Position. Bei Abweichungen begann eine Klärung per E-Mail, deren Stand niemand zentral sehen konnte.
Der Durchlauf vom Eingang bis zur Buchung lag im Schnitt bei sechs Werktagen. Skontofristen verfielen regelmäßig, und im Urlaubsfall stieg die Liegezeit auf über zwei Wochen — die Belegprüfung hing faktisch an zwei Personen.
Vorgehen
- Aufnahme am Arbeitsplatz. Ein Tag in der Buchhaltung und im Wareneingang, dabei Messung von Menge, Durchlaufzeit und Abweichungsquote als Ausgangswerte.
- Regelfall festgelegt. Definiert wurde, welche Belege ohne menschliche Prüfung durchlaufen dürfen: bekannter Lieferant, vollständige Übereinstimmung mit Bestellung und Lieferschein, Abweichung innerhalb der vereinbarten Toleranz.
- Kette gebaut. Erfassung aller Eingangswege, Auslesen der Belegdaten mit Angabe der Erkennungssicherheit je Feld, automatischer Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein, Buchung und revisionssichere Ablage im Zielsystem.
- Klärfälle sichtbar gemacht. Alles, was nicht eindeutig war, landet mit Belegbild, erkannten Werten und benannter Abweichung auf einer Klärliste mit Zuständigkeit — statt in einem Postfach.
Ergebnis nach drei Monaten
Durchlaufzeit
6 Werktage< 1 Tag
Regelfälle werden am Eingangstag geprüft und gebucht.
Ohne Eingriff
0 %78 %
Anteil der Belege, die keine manuelle Bearbeitung mehr brauchen.
Manuelle Erfassung
2 PersonenStichprobe
Freigewordene Zeit ging in Lieferantenklärung und Einkauf.
Verfallene Skonti
monatlichEinzelfälle
Fristen werden durch den kürzeren Durchlauf regelmäßig gehalten.
Was offen blieb
Rund ein Fünftel der Belege bleibt Handarbeit — Sammelrechnungen mit abweichender Positionsstruktur, Gutschriften mit Bezug auf mehrere Aufträge und Belege von Lieferanten, deren Bestellungen außerhalb des Systems entstehen. Diese Fälle zu automatisieren hätte den Aufwand etwa verdoppelt und die Kette so komplex gemacht, dass sie ohne uns nicht mehr wartbar gewesen wäre. Der bewusste Verzicht darauf war Teil der Projektentscheidung.
02Zusicherungen
Was in jedem Projekt gilt.
Unabhängig von Umfang und Thema — diese Punkte sind Teil der Leistung und nicht verhandelbar.
Dokumentation bei Übergabe
Auslöser, Zweck, beteiligte Systeme, Ablage der Zugangsdaten und bekannte Sonderfälle — so, dass eine dritte Person die Lösung ändern kann.
Zugänge und Eigentum bei Ihnen
Workflows, Zugangsdaten und Daten liegen in Ihrer Umgebung. Sie sind nicht darauf angewiesen, dass wir weiter im Projekt sind.
Parallelbetrieb vor Umstellung
Neue Abläufe laufen zunächst neben dem bisherigen Weg, damit die Ergebnisse verglichen werden können, bevor umgestellt wird.
Laufende Kosten vorher benannt
Hosting, Modellnutzung und Wartungsaufwand werden vor dem Projekt aufgeführt — nicht in der ersten Rechnung danach.
Absage statt Auftragsausweitung
Wenn ein Vorhaben aus unserer Sicht nicht trägt, sagen wir das. Ein abgeratener Auftrag kostet uns weniger als eine Lösung, die niemand nutzt.
03Einordnung
Warum wir keine Logo-Wand zeigen.
Eine Reihe von Kundenlogos beweist, dass ein Vertrag bestand — nicht, dass ein Projekt funktioniert hat. Aussagekräftig sind drei andere Dinge: nachvollziehbare Ausgangswerte, die Beschreibung des Vorgehens und die offene Benennung dessen, was nicht gelöst wurde. Die dritte Angabe fehlt in den meisten Fallstudien, und genau sie sagt am meisten über die Arbeitsweise aus.
Was Sie stattdessen prüfen können
- Fragen Sie nach Messgrößen. Wer ein Ergebnis nicht in Zahlen benennen kann, die vor dem Projekt erhoben wurden, beschreibt einen Eindruck.
- Fragen Sie nach dem Ausnahmeanteil. Jede Automatisierung hat einen Rest, der manuell bleibt. Wird er nicht genannt, ist er vermutlich groß.
- Fragen Sie nach der Übergabe. Kann Ihre IT die Lösung ohne den Anbieter ändern? Diese Frage entscheidet über Ihre Verhandlungsposition in zwei Jahren.
- Fragen Sie nach einem Gespräch. Zehn Minuten mit einem bestehenden Kunden ersetzen jede Fallstudie.
Vertraulichkeit als Regel
Wir veröffentlichen keine Kundennamen, Zahlen oder Projektdetails ohne ausdrückliche schriftliche Freigabe. Das gilt auch dann, wenn eine Referenz für uns nützlich wäre — Prozessdaten und Systemlandschaften sind Betriebsinterna. Freigegebene Referenzen ergänzen wir hier; im Gespräch nennen wir vergleichbare Projekte auch vorher.
05Fragen
Häufige Fragen zu Referenzen.
Warum stehen hier keine Kundennamen?
Weil eine Referenz ohne ausdrückliche Freigabe des Kunden nicht veröffentlicht wird — und weil ein Teil unserer Arbeit in Bereichen liegt, über die Unternehmen nicht öffentlich sprechen möchten. Freigegebene Referenzen ergänzen wir hier, sobald sie vorliegen. Auf Anfrage nennen wir im Gespräch gern vergleichbare Projekte.
Können wir mit einem bestehenden Kunden sprechen?
Das lässt sich in vielen Fällen einrichten, wenn ein Projekt in Struktur und Größe zu Ihrem passt. Wir fragen dann beim betreffenden Unternehmen an; ob ein Gespräch zustande kommt, entscheidet es selbst. Ein solcher Austausch ist aussagekräftiger als jede Fallstudie.
Woran messen Sie den Erfolg eines Projekts?
An Werten, die vor dem Projekt erhoben wurden: Fallzahl, Durchlaufzeit, Fehler- und Rückfragequote, Anteil der Vorgänge ohne manuellen Eingriff. Ohne Ausgangsmessung gibt es später keine belastbare Aussage — deshalb ist sie Teil jeder Aufnahme und nicht ein optionaler Zusatz.
Was, wenn ein Projekt die Erwartungen nicht erfüllt?
Wir schneiden Projekte in Abschnitte, die jeweils für sich einen Nutzen haben und einzeln beendet werden können. Wenn ein Abschnitt seine Messgröße nicht bewegt, wird das benannt, statt den Umfang zu erweitern. In der Aufnahme raten wir regelmäßig von Teilen eines Vorhabens ab — das ist die gleiche Ehrlichkeit, nur früher.