Auftrag anlegen
Bestellung wird aus Shop oder Marktplatz übernommen, Kunde zugeordnet oder angelegt, Positionen auf Artikelnummern abgebildet, Zahlart und Versandart übernommen.
Auftrag · Bestand · Versand · Retoure
Die Kette nach der Bestellung.
Der Verkauf im Shop ist der einfache Teil. Aufwand entsteht danach: Auftrag anlegen, Bestand prüfen, kommissionieren, Label erzeugen, Kunden informieren, Rechnung stellen, Retoure buchen. Wir verbinden diese Schritte zu einer Kette, die im Regelfall ohne Eingriff durchläuft und nur bei Abweichungen jemanden fragt.
- Systemunabhängig
- Regelfall ohne Eingriff
- Abweichungen vorgelegt
Live · Bestand über Kanäle
Ein Artikel, vier Zahlen — oder eine.
Umschalten und die Bestände beobachten. Der Unterschied zwischen den beiden Zuständen ist kein technischer, sondern eine Festlegung: Wer hält die Wahrheit?
3 Kanäle weichen ab
Warenwirtschaft
12Stück im Lager
nur eine Quelle von vier
Onlineshop15Stück3 zu vielBestand wird im Shop gepflegt
Marktplatz A15Stück3 zu vielBestand aus Tabelle importiert
Marktplatz B15Stück3 zu vielBestand manuell nachgezogen
Jeder Kanal wird von Hand gepflegt. Nach wenigen Tagen stimmt keine Zahl mehr: Wo zu viel steht, entstehen Überverkäufe und Stornos; wo zu wenig steht, verkauft man Ware nicht, die im Regal liegt.
Schema · Beispielbestand eines Artikels01Leistung
Die Kette im Überblick.
Vier Abschnitte, die jeweils eigene Fehlerfälle haben.
Bestand und Kommissionierung
Verfügbarkeit wird geprüft, Ware reserviert, Kommissionierung ausgelöst und bei Teilverfügbarkeit eine definierte Regel angewandt.
Versand und Meldung
Versandlabel wird erzeugt, Sendungsnummer in den Auftrag geschrieben und an den Kunden gemeldet, Lieferschein und Rechnung erzeugt.
Retoure und Gutschrift
Rücksendung wird erfasst, dem Auftrag zugeordnet, Gutschrift vorbereitet, Bestand zurückgeführt und der Grund für die Auswertung gespeichert.
02Anwendungsfälle
Was wir an dieser Kette automatisieren.
Mehrere Verkaufskanäle
Bestellungen aus Shop und Marktplätzen laufen in einen einheitlichen Auftragsprozess, unabhängig vom Herkunftsformat.
Teilverfügbarkeit
Nach einer festgelegten Regel wird geteilt, zurückgehalten oder nachbestellt — statt jeden Fall einzeln zu entscheiden.
Zahlungsabgleich
Eingänge werden Aufträgen zugeordnet, offene Posten erkannt und Freigaben für Vorkasse automatisch gesetzt.
Statusmeldungen
Kunden werden bei Auftragseingang, Versand und Verzögerung informiert, ohne dass jemand daran denken muss.
Nachbestellung
Unterschreitet ein Artikel den Meldebestand, wird eine Bestellvorlage beim Lieferanten erzeugt.
Rechnungsübergabe
Belege und Buchungsdaten gehen im erwarteten Format an Buchhaltung oder Steuerberater.
03Einordnung
Wo es in der Praxis klemmt.
Die Kette selbst ist technisch unspektakulär. Aufwand entsteht an drei Stellen: bei der Zuordnung von Artikeln über Systemgrenzen, bei den Sonderfällen im Versand und bei den Regeln, die bisher niemand aufgeschrieben hat. Ein Beispiel: Was passiert bei einer Bestellung mit einem verfügbaren und einem nicht verfügbaren Artikel? Im Handbetrieb entscheidet das jemand nach Gefühl — automatisiert braucht es eine Regel.
Drei Vorarbeiten, die sich lohnen
- Einheitliche Artikelnummern. Dieselbe Nummer in Shop, ERP und bei Marktplätzen. Ohne diesen Schlüssel ist jede Zuordnung eine Fehlerquelle.
- Definierte Versandregeln. Gewichtsklassen, Versandarten, Auslandsfälle und Sperrgut werden als Regel beschrieben, nicht als Erfahrungswissen.
- Klare Teilliefer-Regel. Eine Festlegung, die für alle Fälle gilt, spart mehr Zeit als jede Einzelfallentscheidung.
Wo Menschen bleiben
Kulanz, Reklamationsbewertung, Preisentscheidungen und der Umgang mit unzufriedenen Kunden bleiben menschliche Aufgaben. Automatisierung bereitet sie vor: vollständige Auftragshistorie, Vorschlag, ein Klick. Das Ziel ist nicht, Kundenkontakt abzuschaffen, sondern die Zeit dafür freizumachen, indem der Regelfall keine Aufmerksamkeit mehr braucht.
Was ohne Stammdatenarbeit nicht geht
Fast jedes Projekt in diesem Bereich verbringt einen erheblichen Teil des Aufwands mit Stammdaten — Einheiten, Steuersätze, Gewichte, Zolltarifnummern. Das ist nicht der Preis der Automatisierung, sondern eine vorher unsichtbare Schuld: Im Handbetrieb haben Menschen diese Lücken stillschweigend ausgeglichen.
04Vorgehen
Wie wir die Kette einführen.
01
Bestellung verfolgen
Ein echter Auftrag wird durch alle Systeme begleitet, jeder manuelle Griff notiert.
02
Regeln festlegen
Artikelzuordnung, Versandregeln und Teilliefer-Verhalten werden schriftlich vereinbart.
03
Abschnittweise bauen
Erst Auftragsanlage, dann Versand, dann Retoure — jeder Abschnitt einzeln produktiv.
04
Marktplätze ergänzen
Weitere Kanäle kommen hinzu, sobald der Kernprozess stabil läuft.
05Fragen
Häufige Fragen.
Funktioniert das mit unserem Shop?
Wenn der Shop Bestellungen über eine Schnittstelle herausgibt und Bestände annehmen kann, ja — das gilt für die verbreiteten Systeme und für die meisten Eigenentwicklungen. Bei sehr alten oder stark angepassten Shops prüfen wir den Zugang vor dem Angebot, weil davon der Aufwand maßgeblich abhängt.
Was ist mit Marktplätzen wie Amazon oder eBay?
Die lassen sich in dieselbe Kette einbinden, bringen aber eigene Regeln mit: abweichende Artikelidentifikatoren, eigene Versandvorgaben und teils eigene Retourenprozesse. Wir führen sie in den einheitlichen Auftragsprozess und behandeln die Besonderheiten als definierte Sonderfälle.
Wie lange dauert die Einführung?
Der erste Abschnitt — Bestellung ins ERP — ist bei vorhandenen Schnittstellen und sauberen Stammdaten oft in wenigen Wochen produktiv. Wenn Artikelnummern und Einheiten erst vereinheitlicht werden müssen, liegt dort der größere Teil des Aufwands; das ist Arbeit, die sich unabhängig vom Projekt auszahlt.
Was passiert bei einem Fehler in der Kette?
Der betroffene Auftrag bleibt in einem definierten Zustand stehen und erscheint auf einer Klärliste mit Fehlerbeschreibung — er wird nicht halb verarbeitet. Vorübergehende Störungen werden automatisch wiederholt, dauerhafte gemeldet. Entscheidend ist, dass kein Auftrag still verschwindet.
Können wir die Kette später erweitern?
Ja, und so ist sie gedacht. Wenn die Abschnitte einzeln aufgebaut und dokumentiert sind, lassen sich weitere Kanäle, Lager oder Dienstleister ergänzen, ohne das Bestehende umzubauen. Voraussetzung ist, dass die Logik in Ihrer Automatisierungsschicht liegt und nicht in einem geschlossenen Anbieter-Ökosystem.