Führende Quelle je Datenfeld — die Festlegung, die alles entscheidet

Wenn nach einer Integration falsche Daten auftauchen, liegt das fast nie an der Schnittstelle. Es liegt daran, dass zwei Systeme dasselbe Feld pflegen durften und niemand entschieden hat, welches gewinnt.

01 · SymptomDrei Systeme, drei Adressen, kein Schuldiger.

Der Ablauf ist in allen Projekten der gleiche. Ein Kunde zieht um und meldet das telefonisch. Der Vertrieb ändert die Adresse im CRM. Die Buchhaltung ändert sie zwei Wochen später im ERP, weil die Rechnung zurückkam. Der Shop kennt weiterhin die alte Lieferadresse, weil er sie beim letzten Auftrag kopiert hat.

Drei Wochen später fragt jemand, welche Adresse stimmt, und die Antwort lautet: „Im CRM steht die neue." — „Im ERP steht eine andere neue." Dass die Schnittstelle beide Systeme zuverlässig verbindet, macht die Lage nicht besser, sondern schneller: Ohne Schnittstelle wären es drei getrennte Irrtümer, mit Schnittstelle überschreiben sie sich gegenseitig, bis der letzte Schreibvorgang gewinnt.

Eine Integration verteilt keine Wahrheit. Sie verteilt, was gerade eingetragen wurde.

02 · PrinzipDie Festlegung gilt je Feld, nicht je System.

Der verbreitete Versuch, ein „Leitsystem" zu bestimmen, funktioniert nicht, weil kein System für alles das beste ist. Das CRM kennt Ansprechpartner und Gesprächsstand besser als das ERP. Das ERP kennt Zahlungsbedingungen, Steuernummer und Kreditlimit besser als das CRM. Der Shop kennt die Lieferadresse, die der Kunde selbst gepflegt hat. Wer eines der drei zum Leitsystem erklärt, erklärt zwei Bereiche zu Bittstellern für ihre eigenen Daten — und erzeugt genau die Umwege, die zu Doppelpflege führen.

Die brauchbare Festlegung ist kleinteiliger und dafür eindeutig: Für jedes Feld gibt es genau ein System, in dem es geändert werden darf. Alle anderen zeigen es an, ohne es schreiben zu können. Das klingt nach Bürokratie und ist in der Praxis eine Liste mit 30 bis 60 Zeilen, die an einem Vormittag entsteht.

03 · VorlageSechs Spalten, die eine Zeile vollständig machen.

Die Vorlage hat sich in Projekten auf sechs Spalten eingespielt. Weniger reicht nicht, mehr wird nicht gepflegt:

Die letzte Spalte ist die wichtigste und wird am häufigsten weggelassen. Sie beantwortet die Frage, die im Störungsfall um drei Uhr nachmittags gestellt wird: Zwei Systeme haben unterschiedliche Werte — welcher bleibt stehen? Ohne diese Antwort entscheidet die Reihenfolge der Schreibvorgänge, also der Zufall.

04 · WirksamkeitVier Regeln machen die Liste erst wirksam.

Eine Festlegung, die nur in einem Dokument steht, hält etwa sechs Wochen. Wirksam wird sie durch vier Maßnahmen:

1. 01Einseitig schreiben. Jede Verbindung hat eine Richtung. Zwei-Wege-Abgleich auf dem gleichen Feld ist die Fehlerquelle, die sich am schwersten finden lässt — und fast nie nötig.
2. 02Schreibrechte technisch entziehen. Das Feld, das im Zielsystem nicht gepflegt wird, ist dort gesperrt oder gar nicht eingeblendet. Solange es ein Eingabefeld gibt, wird es benutzt.
3. 03Änderungsweg anbieten. Wer eine Adresse ändern muss, aber nicht darf, braucht einen Weg, der schneller ist als der Umweg. Ein Formular mit zwei Feldern genügt; fehlt es, entsteht die Schattenpflege in einer Tabelle.
4. 04Protokoll führen. Wer hat wann was geändert, aus welchem System. Ohne Protokoll ist jede Fehlersuche eine Befragung.

Der zweite Punkt entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. In fast jedem Projekt, in dem die Festlegung nach einem halben Jahr nicht mehr gilt, war der Grund derselbe: Das Feld war im Zweitsystem weiterhin bearbeitbar, jemand war in Eile, und die Regel war schwächer als der Termindruck.

05 · ÜbergangDer Altbestand ist die eigentliche Arbeit.

Die Festlegung gilt ab ihrer Einführung. Für die Daten, die vorher entstanden sind, gilt sie nicht — und diese Daten sind der Grund, warum viele Integrationen nach dem Start schlechter aussehen als vorher. Ein gangbarer Weg in drei Schritten:

• Abweichungsbericht vor dem Start: alle Datensätze auflisten, in denen die Werte je Feld nicht übereinstimmen. Die Zahl ist immer höher als erwartet — 5 bis 15 Prozent des Bestands sind normal.
• Stichtag festlegen: Ab diesem Tag gilt der Wert des führenden Systems, auch wenn er falsch ist. Danach wird er korrigiert — im führenden System.
• Frist für die Bereinigung: Wer Abweichungen zu klären hat, bekommt eine Liste und einen Termin. Ohne Termin bleibt die Liste liegen, und nach einem Jahr diskutiert man erneut über Adressen.

Wie wir Systeme so verbinden, dass diese Festlegung technisch durchgesetzt wird, beschreiben Systemintegration und Digitalisierung.

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